社会学家和经济学家肯尼士·包汀说到：“社会系统中最重要的要素，不是资料而是知识。一部电脑所能做的只是处理资料。另一方面，知识的获得多来源于资料，而不是资料的获得。事实上，机构的功能即在于此，有人把机构称之为废纸篓系统。换句话说，就是阻止有些资料到达高层经理人员桌上的一种工具。否则，高层经理人员就会得到过多的资料。”

减少文件堆积的最有效工具之一，是个大废纸篓。不错，一个小的废纸篓可能马上就要堆满了，废纸篓是你丢弃大量文件的好地方。可是，一旦纸篓满了，人们常找其他较为耐久的场所去放置废物。这有点不像话，因为丢进纸篓里的文件不会再出现，而你把文件放在其他地方，将占用大量的空间和时间，而本质上却一点用处都没有。

一个大的废纸篓可以算得上是文件分类方式的主要部分，在你处理手头的文件时，它对你相当有用。有效处理文书的方式包括下列几个范畴：

（1）立即处理——不要搁下来不采取行动。

（2）阅读并保存——第一次阅读时，你该知道哪些是有用的资料，将那些认为有必要保存的东西，收集起来。

（3）阅读后丢弃——第二次阅读时，保存那些可能有用，但不是立即需要的文件。如果你在两周内不看的话，就扔了吧。

（4）文件档——收集资料，准备保存的地方，直到采取行动为止。

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