进奏院除了作为地方政府同中央博弈的工具存在而外，更重要的是作为两者之间信息交流、往复的渠道而存在。安史之乱后，在唐前期中央与地方交流过程中发挥过重要作用的朝集制度废止，当时社会迫切需要一个沟通上下的新渠道。进奏院就是在这样的背景下出现在历史舞台上的。当时的进奏官通过进奏院状报向藩镇长官传达其在京城搜集到的各种信息。这些信息内容广泛，包括官员任免、朝廷及他镇的政治军事动向等等，其中还包括一些通过非常规手段刺探而来的信息情报。因为进奏院向地方传达信息的速度较快，所以朝廷也会通过进奏院向藩镇长官下达相关文书、传达政令。地方奏章、上贡、进奉等也以进奏院为中转站上传中央。中央与地方之间以进奏院为媒介，形成一个信息往来的通道，发挥了联系上下、沟通中央与地方的重要作用。

目前史料中可考的唐朝进奏院的数目为五十余家，这与唐后期藩镇数目基本一致。马端临《文献通考》载：“五代以来，支郡不隶藩镇，补人为（上都知进奏院官）者，听其置邸，隶藩镇者兼掌焉。”（《文献通考》卷60《进奏院》，中华书局，1986年）也就是说，从五代开始，不隶属于某个藩镇的州也开始在京师设置进奏院。到宋初，随着藩镇的解体，进奏院设置权限随之下移，“逐州就京师各置进奏院”，进奏官皆由“本州镇补人”为之（同上），从而使进奏院的数目激增，带来了管理上的巨大不便。而且，随着宋初中央集权的加强，中央与地方之间的关系重新走向正轨，作为州一级政府代表的进奏官，其地位同唐后期作为藩镇代表的进奏官已不可同日而语。因此，地方将吏多不愿背井离乡，常驻京城担任进奏官。地方政府转而招募京城本地人担任进奏官。这些京师人以私宅作为办公地点，不仅不利于朝廷对其工作进行监督管理，而且使朝政信息毫无保密性可言。因此，对进奏院进行改革迫在眉睫。宋太宗太平兴国年间（976—984），政府对进奏院进行一系列改革，主要举措为设置都进奏院对各州进奏院进行统一管理，同时对众多进奏官进行厘选，从中挑选出一百五十名继续担任进奏官，每人负责“二三州军”的联络沟通事宜。这样，北宋朝廷不仅规范了对进奏院的管理，而且把进奏官的任免权收归中央，从而加强了对进奏院的控制。虽然进奏院存在直至南宋灭亡，但自此开始逐渐失去了地方政府“驻京办事处”的性质，转而成为朝廷控制下的、在中央与地方之间进行信息传递的重要媒介。

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