参会名单确定以后，关山和钱进秘书长以及江院士反复斟酌推敲，排出了报告顺序，还需要和日理万机的大佬们确定题目和报告摘要等细节内容。参会的除了七八个院士之外，还有很多资深老专家，这些学术界大佬们的来回行程、房间档次方位朝向、餐饮安排、接送车辆等等各种琐事都要考虑到。

关山知道，组织这次会议，对自己来说是个极好的锻炼机会。春季学期开学以后，他便一心一意地扑在会议的准备工作上，事无巨细、事必躬亲。

除此之外，他还要采集实验数据、做分析、写文章、备课、上课、指导学生，每天最多睡四五个小时，吃饭的时候都在谈事情。好在他年轻身体好，凌晨一两点上床，早起跑上三千米，洗个澡，照样精神抖擞地去上班。

这次会议是江院士的主场。江院士非常希望大家都去参会，和业界的同行们建立联系，所以他鼓励粒子物理方向所有的老师和学生都深度参与这次大会。

关山组里所有的人都被发动起来了。

张博和赵宁负责维护会议网站，整理参会者提交的论文摘要，然后提交专家组评审，最后进行发布。

赵宁和张博有分会报告，关山需要做一个大会报告并主持一个环节。

曹方和马天昊各有一个poster。

王浩宇、林志文、朱樱等学生需要配合大会秘书处做参会人员的接待工作。

开会前，江院士还特意嘱咐赵宁，一定要把报告做好，找机会多认识一些同行，“多和大家交流，多认识一些人，说不定就有工作机会。”

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